Mục tiêu của HR
Để người mới phát triển và tạo giá trị sớm
Tạo môi trường năng động, gần gũi; giúp intern học trực tiếp từ BOD, hiểu mục tiêu công ty, có người hỗ trợ và chủ động tạo đầu ra tốt. HR giữ nhịp phối hợp nhẹ nhàng, không bê nguyên quy trình cứng của doanh nghiệp lớn vào startup.
BOD đồng hành
Anh Võ Hùng Vương
Founder · CEO
Chị Vũ Thuý Cầm
Co-founder · Vice President
HR kết nối lịch chào mừng, buổi sharing và các cuộc trao đổi phù hợp với nhu cầu của team.
Funnel tuyển dụng Fastie
Đăng tin → Nộp CV → Điền Form → Challenge
Đây là luồng ứng viên hiện tại. Mỗi bước chỉ chuyển tiếp khi đã có đủ thông tin và người phụ trách đã cập nhật kết quả.
01
Đăng tin
Chốt JD, vị trí, yêu cầu và kênh đăng cùng người phụ trách vị trí. HR theo dõi ngày đăng, link tin và người phụ trách xử lý hồ sơ.
Đầu ra: tin tuyển dụng đang nhận hồ sơ.
02
Nhận CV
Ghi hồ sơ vào tab theo dõi phù hợp. Lưu vị trí, họ tên, email, điện thoại/Zalo, nguồn, ngày ứng tuyển và link CV/Portfolio hoặc hồ sơ nền tảng. Dò trùng theo email + vị trí; thiếu email thì dùng link hồ sơ.
Đầu ra: một hồ sơ ứng viên có thông tin liên hệ và nguồn.
03
Gửi Form tuyển chọn
Gửi Form vòng đầu cho ứng viên có email hợp lệ. Theo dõi trạng thái gửi và phản hồi Form; rà câu trả lời cùng người phụ trách vị trí, rồi cập nhật trạng thái duyệt Pipeline.
Đầu ra: câu trả lời Form và quyết định có ghi nhận.
04
Mời tham gia Challenge
Ứng viên được duyệt chuyển lên Applicant Pipeline. HR xác nhận ngày của đợt tháng đó, người hướng dẫn, nhiệm vụ và cách cập nhật công việc trước khi gửi thông tin Challenge.
Đầu ra: lịch, người hướng dẫn và đầu việc Challenge rõ ràng.
Nguyên tắc điều phối: HR giữ tiến độ và trải nghiệm ứng viên; người phụ trách vị trí/BOD chốt chuyên môn và quyết định. Ghi bước tiếp theo trong Sheet, trao đổi nhanh trên Zalo khi cần.
Lịch theo đợt trong tháng
Challenge bắt đầu vào thứ Năm đầu tiên
Đợt Challenge được tổ chức từ thứ Năm đầu tiên đến thứ Sáu thứ ba của tháng. Trước khi mời ứng viên, HR ghi ngày cụ thể của tháng đó vào Applicant Pipeline và thống nhất lịch với người hướng dẫn.
TRƯỚC CHALLENGEChốt lịch và giao việc
- Xác nhận ngày bắt đầu/kết thúc cụ thể theo lịch tháng.
- Gán người hướng dẫn: anh Vương, chị Cầm hoặc người phụ trách vị trí.
- Chuẩn bị nhiệm vụ, đầu ra mong đợi, hạn nộp và tiêu chí review.
- Kiểm tra email, link tài liệu và quyền truy cập cần thiết.
TRONG 14 NGÀYGiữ nhịp hỗ trợ
- Người mới cập nhật tiến độ trên Google Sheet; trao đổi nhanh qua Zalo.
- HR nhắc mốc, ghi blocker và chuyển câu hỏi đến đúng người hướng dẫn.
- Người hướng dẫn phản hồi giữa chặng và duyệt đầu ra trước khi dùng bên ngoài.
- Thay đổi deadline hoặc phạm vi phải được ghi lại trong Sheet.
CHỐT CHALLENGEGhi quyết định và phản hồi
- Thu link đầu ra và phản hồi của người hướng dẫn.
- Người có thẩm quyền chốt Approved / Declined.
- HR cập nhật quyết định trên Applicant Pipeline và kiểm tra trạng thái email.
- Thông báo kết quả, bước tiếp theo và bàn giao việc còn mở.
Cách ghi ngày: dùng ngày/tháng/năm cụ thể cho từng đợt; không chỉ ghi “thứ Năm đầu tiên” hoặc “thứ Sáu thứ ba”, để ứng viên và người hướng dẫn không hiểu lệch lịch.
Sheet “THÔNG TIN ỨNG VIÊN - FASTIE”
Applicant Pipeline là danh sách theo dõi chính
Thông tin ứng tuyển từ các tab HR Intern / BD Intern được chuyển vào Pipeline khi trạng thái duyệt Pipeline được đặt đúng giá trị. Một ứng viên cho mỗi email chuẩn hóa + vị trí.
| Thông tin | HR cập nhật | Thời điểm |
|---|
| Nhận diện ứng viên | Candidate ID, họ tên, email, điện thoại/Zalo, vị trí. | Khi thêm CV/Form vào luồng. |
| Nguồn hồ sơ | Nguồn ứng viên, ngày apply, link CV/Portfolio và link hồ sơ LinkedIn/TopCV. | Khi tiếp nhận CV; giữ link để tra cứu. |
| Form HR / BD | Rà thông tin đã điền; trên tab intake đặt “Trạng thái duyệt Pipeline” theo quyết định đã chốt. | Sau khi đọc Form và trao đổi với người phụ trách vị trí. |
| Challenge | Ngày Challenge, “Trạng thái Challenge” và “Quyết định Challenge”. Giá trị khởi tạo: Chưa mời / Pending. | Khi ứng viên được chuyển vào Pipeline; cập nhật tiếp khi mời và khi có quyết định. |
| Email ứng viên | Trạng thái email tuyển chọn/kết quả theo Sheet; kiểm tra lần gửi cuối trước khi thao tác. | Sau khi email được gửi hoặc có lỗi. |
Khi đồng bộ từ tab HR/BD: script tìm hồ sơ trùng theo email và vị trí; hồ sơ đã có sẽ được cập nhật, không tạo thêm dòng mới. Sau khi được đưa lên Pipeline, thông tin Form cần được cập nhật đầy đủ và trạng thái Challenge khởi tạo là Chưa mời / Pending.
Email và Apps Script
HR khởi chạy đúng bước; Sheet giữ dấu vết
Email được gửi theo thao tác hoặc trạng thái đã cấu hình. Hãy xem trạng thái gửi trên dòng ứng viên trước khi thử lại để tránh gửi trùng.
FORM TUYỂN CHỌN VÒNG ĐẦUGửi từ dòng ứng viên đã kiểm tra
- Kiểm tra email, vị trí, link Form và hạn trả lời.
- Chọn đúng dòng ứng viên trong Sheet.
- Dùng menu Fastie HR → Gửi email tuyển chọn cho dòng đang chọn.
- Kiểm tra trạng thái gửi đã cập nhật trước khi gửi lại; email lỗi thì xem execution/log và sửa dữ liệu thiếu.
FORM ĐÃ ĐƯỢC DUYỆTĐưa dữ liệu lên Applicant Pipeline
- Trên tab HR Intern hoặc BD Intern, chỉ đổi “Trạng thái duyệt Pipeline” sau khi có quyết định.
- Script đồng bộ thông tin ứng viên; hồ sơ trùng được cập nhật theo email + vị trí.
- HR rà lại thông tin, ngày apply và link CV/Form trên Applicant Pipeline.
- Để trạng thái Challenge ban đầu là Chưa mời / Pending cho đến khi lịch và quyết định được chốt.
Email quyết định và lời mời Challenge
Trước khi cập nhật quyết định, HR kiểm tra đúng ứng viên, vị trí và người phê duyệt. Sau thao tác, xác nhận trạng thái gửi trên Pipeline/nhật ký thực thi. Nếu trạng thái đã là “Đã gửi”, không chạy lại chỉ để kiểm tra; nếu chưa gửi, xử lý nguyên nhân trước rồi mới thử lại.
Trải nghiệm nhân sự · từ mail Challenge trở đi
HR đồng hành, không chỉ gửi thông báo
Sau email Challenge, duy trì liên lạc cá nhân và gần gũi; giúp ứng viên biết họ có thể hỏi ai, cần chuẩn bị gì và sẽ gặp đội ngũ khi nào.
SAU EMAIL CHALLENGENhắn tin và xác nhận
- Chủ động nhắn ứng viên qua Zalo để chào hỏi, giải đáp thắc mắc và xác nhận lịch.
- Nhắc ngắn gọn mục tiêu Challenge, người hướng dẫn, cách nhận việc và kênh cập nhật.
- Nếu ứng viên bận hoặc còn băn khoăn, trao đổi để tìm phương án phù hợp và cập nhật Sheet.
BUỔI CHÀO MỪNGKết nối người mới với BOD
- Hẹn lịch chào mừng onboard với anh Vương/chị Cầm và người hướng dẫn vị trí.
- Giới thiệu Fastie, sản phẩm, khách hàng, mục tiêu hiện tại và cách các team phối hợp.
- Để người mới hỏi trực tiếp, chia sẻ kỳ vọng hai chiều và thống nhất đầu việc đầu tiên.
SAU VÀI BUỔI LÀMCheck-in để gỡ vướng sớm
- Sau 2–3 buổi làm việc, hỏi người mới đã rõ việc, có đủ thông tin/công cụ và biết cách xin hỗ trợ chưa.
- Hỏi khối lượng có phù hợp không, điều gì đang khó và họ muốn được hướng dẫn thêm ở đâu.
- Ghi action owner và thời điểm follow-up; báo quản lý khi cần điều chỉnh ưu tiên hoặc phạm vi.
LẮNG NGHE NHU CẦU HỌCTraining xuất phát từ công việc thật
HR hỏi nhu cầu qua check-in, quan sát blocker và trao đổi với người hướng dẫn. Gom các chủ đề lặp lại, hỏi team muốn học gì, rồi đề xuất BOD hoặc người có kinh nghiệm chia sẻ ngắn, đúng lúc.
GỢI Ý BUỔI SHARINGNhẹ, thực tế, có thể áp dụng ngay
Ví dụ: câu chuyện và cách ra quyết định ở startup; hiểu sản phẩm và vấn đề của HKD; bài học từ cuộc gọi khách hàng; cách BD/Product/HR phối hợp; quy trình thuế hoặc vận hành nội bộ. Sau buổi chia sẻ, hỏi điều gì hữu ích và chủ đề nào nên làm tiếp.
Nhịp phù hợp với startup: ưu tiên trao đổi ngắn, phản hồi nhanh và thử cách làm mới. Chỉ giữ những bước giúp team hiểu mục tiêu, phối hợp tốt và tạo kết quả; tránh thêm biểu mẫu hoặc cuộc họp nếu không giúp công việc tiến lên.
HR full cycle
Thu hút → tuyển chọn → chào đón → phát triển → chuyển tiếp
Playbook bao quát toàn vòng đời HR ở Fastie. Cách triển khai linh hoạt theo vai trò, quy mô team và mục tiêu từng giai đoạn.
Thu hútJD · kênh · câu chuyện Fastie
Tuyển chọnCV · Form · Challenge
Chào đónBOD · team · mục tiêu
Đồng hànhcheck-in · training · feedback
Chuyển tiếpquyết định · bàn giao · quyền truy cập
HR giữ nhịp xuyên suốt
- Quản lý nguồn ứng viên và Applicant Pipeline; phản hồi có trách nhiệm.
- Điều phối Challenge, onboarding, cập nhật tiến độ và các điểm cần quản lý hỗ trợ.
- Ghi nhận mục tiêu, đầu ra, feedback và nhu cầu phát triển của nhân sự.
- Phối hợp giấy tờ, chính sách, thay đổi vai trò và offboarding đúng người duyệt.
Điều chỉnh theo từng người
- Intern cần mục tiêu rõ, việc thật, feedback sớm và cơ hội hỏi BOD/người hướng dẫn.
- Cho phép chủ động sắp xếp cách làm khi vẫn giữ deadline, chất lượng và phối hợp.
- Người làm nội bộ và người hỗ trợ khách hàng cần nội dung onboarding/training khác nhau.
- HR kết nối nhu cầu cá nhân với ưu tiên công ty; không hứa điều chưa được BOD xác nhận.
Sau khi hoàn tất Challenge
Chuyển kết quả thành bước tiếp theo
HR chốt hồ sơ tuyển dụng và chuẩn bị cho người mới bắt đầu công việc theo Sổ tay hội nhập toàn team.
Checklist HR
- Đủ CV, Form, nguồn ứng viên và kết quả Challenge.
- Trạng thái duyệt / quyết định có người chịu trách nhiệm và ngày cập nhật.
- Email kết quả đã gửi một lần và có trạng thái xác nhận.
- Ứng viên được nhận có ngày bắt đầu, người hướng dẫn và nhiệm vụ đầu tiên.
- Thu hồi quyền hoặc kết thúc trao đổi phù hợp với kết quả.
Khi người mới bắt đầu
- Gửi lời chào mừng, lịch ngày đầu và đường dẫn tài liệu cần dùng.
- Chỉ chia sẻ phần việc liên quan đến vai trò; cập nhật công việc qua Zalo và Google Sheet.
- Dùng playbook vai trò để giao nhiệm vụ; hỏi người hướng dẫn khi cần duyệt.
- Theo dõi nhịp 14 ngày remote theo Sổ tay hội nhập.
Không ghi giấy tờ định danh, thông tin ngân hàng hoặc dữ liệu cá nhân nhạy cảm vào ghi chú chung trong Pipeline. Dùng vị trí lưu trữ phù hợp với quyền truy cập của người cần xử lý.
Nhịp HR định kỳ
Giữ nhịp tuyển dụng và lắng nghe team
Đầu ngày
Rà CV/Form mới, ứng viên cần phản hồi, người mới cần check-in và blocker đang chờ hỗ trợ.
Trong ngày
Cập nhật Sheet, trao đổi qua Zalo, kết nối đúng người và chủ động gỡ vướng cho team.
Cuối tuần
Rà lịch Challenge/onboard, đầu ra và feedback; tổng hợp nhu cầu học, đề xuất sharing hoặc điều chỉnh cách phối hợp.
Các playbook khác
Phối hợp với toàn đội ngũ